《麦肯锡教我的写作武器》

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BOOK

麦肯锡教我的写作武器

★★★★★

6.0

[日]高杉尚孝北京联合出版公司2013年07月9787550215528

内容简介

本书总结麦肯锡经典写作方法及作者高杉尚孝的实用技巧，通过逻辑思考、金字塔结构、MECE 原则和 SCQOR 故事展开法，帮助职场人士快速撰写逻辑清晰、条理分明且具有说服力的商务文案。

信息

• 信息是借由主语与谓语的关系而形成的意思表现。一份文案的信息，在结构上可区分出不同层级。
• 信息的种类分为描述信息和规范信息，示例见表 1-1。其中，描述信息表示事物的状态，分为记述信息（描述事物的情况和现象本身）和评价信息（表达某一情况或现象的好坏）；规范信息表示事物应有的状态，或人应该采取怎么样的行动，如提案、建议等。
• 当别人说听不懂时，应层层递进地传达记述信息、评价信息、规范信息；当想促使对方行动时，可故意不传达规范信息或只传达记述信息。
• 信息是指传递者想 “表达什么”，而主题则是传递者对于 “关于什么” 的表达。主题限定信息可以展开的范围，但主题不是信息，尽量别把主题写成一个句子；主题的设定要考虑所涵盖的范围、时间轴、印象、主题性质与信息种类的一致性等。

写出流畅有力的文案

• 要使用主语与谓语关系明确的句子，欠缺主语容易造成很大的误解；被动语态很大概率会隐藏主语，最好使用含有主语的主动句；主动句中，刺激思考就用及物动词或使役动词（如让脑筋动起来），要对方不想或照办就用不及物动词（如门要关了）；主语视情况有时应刻意省略，以免让接收者将注意力过度集中在主语上；使用复句时，应尽量限制主谓语关系的数量，最多不要超过两组。
• 连接句子时要使用正确的逻辑连接词，见图 2-1；思考如何加入逻辑衔接的过程本身，就是一种逻辑思考；逻辑表现力的基本要求，就是尽量不要造成接收者的负担。
• 要使用让人产生印象的具体表现，抽象表现是阻碍正确信息传达的最大因素，如 “……的活性化”、“……的多样化”、“重新评估……”、“强化……”、“确立……”、“重新建构……” 等；抽象表现能够揭示本质和方向，但难以影响情绪和感情，具体表现反而能够触动对方的情感；委婉语法是指间接地传达信息给对方，其作用在于避免具体使用否定的表现，但可能会招致误解，必须多加注意。
• 分段是在一个主题下，由整理过后的多个信息所形成的一个区块；相较于段落的模糊观念，分段是传达单一信息的完整区块，也就是说分段本身及分段中的各句都必须清楚明了。

图 2-1

表现思考的技巧

• 金字塔结构就是按照层级来配置主题或信息的图表，其中信息金字塔中的顶层是主要信息，下层是关键信息（章），再下层是次要信息，即构成章的分段信息。金字塔在结构上分为并列型和直列型，并列型的下层信息各自独立，且支撑上层信息；直列型的下层信息之间的横向关系较强，见图 3-1，具体采用何种结构，取决于信息的引导方式。
• 金字塔的信息设计模式有由下而上法和由上而下法，由下而上法是将位于下层信息群往上精炼，成为上层信息；由上而下法是由金字塔的顶点开始，往底层下降的思考过程，见图 3-2。
• 由下而上引导出信息的方法包括结论法和摘要法，结论法是由推论引导出结论的步骤；摘要法是把多个具体信息整理出一个抽象的上层信息的方法。与结论法相对的是假设性思考，假设性思考是指从零碎的信息中，特意进行跳跃性的推论，借此迅速做出假设结论的思考法。
• 在结论法中，不同信息采用不同的推论方式，记述信息采用因果论证法（理由）和实证论证法（统计和经验）；评价信息采用评价论证法（评价条目或标准）；规范信息采用行动原理论证法，示例见表 3-1。在摘要法中，抽象化应包含具体信息，部分抽取和联想游戏都不是抽象化思考，联想游戏是指从一个词语的关联性联想到下一个词语（如学校 → 教育 → 教育部 → 官僚 → 国家 → 文化）；部分抽取是指抽取出某个条目中的部分构成要素（如学校 → 校舍 → 出入口 → 鞋柜 → 室内鞋 → 走廊）。
• 不同金字塔结构采用不同的推论方式，并列型结构采用结论法中的实证论证法，以及摘要法；直列型结构采用结论法中的因果论证法、评价论证法、行动原理论证法。
• 由上而下法的信息设计方法包括理由法和详述法，理由法是把下层信息定位为上层信息的理由；详述法与摘要法相反，需详细说明。由上而下法可用于验证由下而上法所引导出的主要信息，最好将由下而上法精炼出来的信息视为假设，再通过具体化推演进行验证，实际使用时最好同时使用两种方法。
• 一般来说，目录多半就是主题金字塔。金字塔结构的上下关系常见的有抽象关系、构成要素关系、函数关系等。金字塔结构的共通概念是上层范围较广，下层范围较窄；主题金字塔结构层级由上而下为主要主题、关键主题、次要主题。在数量上，主要主题最好一个，关键主题最好三个，最多七个。
• MECE（Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive）是逻辑思考的基本概念，要求不重复、不遗漏，可通过掌握现成的 MECE 分析架构和设定其他作为主题来预防遗漏。

图 3-1图 3-2表 3-1

表 3-1 结论法的不同论述方式

论述方式	推论方法
因果论证法	根据：好几位著名的证券分析师推荐买 D 公司的股票。 命题：跟着分析师买股的好处，就是股票会上涨。 结论：因此，D 公司的股票一定会上涨。
实证论证法	根据：太郎连续打喷嚏。 太郎身体发烧。太郎没有食欲。太郎说他全身酸痛。 结论：因此，太郎感冒了。
评价论证法	根据：A 公司是低事业风险和低财务风险的公司。 命题：公司的等级评价由事业风险和财务风险评断。 结论：因此，A 公司的等级评价一定很高。
行动原理论证法	根据：并购 Z 公司和本公司的本业没有任何关联。 命题：并购根据对方和本业有无相乘效果而决定。 结论：因此，不应该并购 Z 公司。

解决问题的基本能力

• 解决问题的一般步骤为发现问题 → 设定具体的课题 → 列举并检测此课题的各式替代方案 → 评价各种替代方案 → 实施解决策略。
• 第一步，发现问题。问题就是现状与期望之间的落差。根据距离的发生时机和期望，问题分为恢复原状型、预防隐患型、追求理想型，见图 4-1，一般会同时存在多种问题，且互相关联。解决策略的定位（提案）由核心问题的类型所决定，设定核心问题时，最好是站在对方的立场来思考。
• 第二步，设定具体课题。根据问题的类型，提案可分为七种，即恢复原状型（根本措施、应急处理、防止复发策略）、预防隐患型（预防策略、发生时的应对策略）、追求理想型（选定理想、实施策略）。先决定主要主题的问题类型，然后关键主题的课题范围自然就被限定，见图 4-2。
• 第三步，列举替代方案。三类问题各有相应的替代方案，恢复原状型的替代方案涵盖应急处理、根本措施以及防止复发策略；预防隐患型的替代方案涵盖预防策略和发生时的应对策略；追求理想型的替代方案涵盖实施策略。头脑风暴是构思替代方案的有效手段，注意不能批评别人的想法。
• 第四步，评价替代方案。根据必要条目和优先条目来分别评价替代方案，其中必要条目是指解决方案中不可或缺的条目。评价替代方案时，不能只评估好处，也要评估风险。
• 第五步，实施解决策略。策略的实施步骤是设定实施的终止期限 → 选定实施项目（头脑风暴法）→ 学习知识或技能 → 制作实施进度表 → 修正期限以及开始行动。

图 4-1图 4-2

展开有说服力的故事

• 故事将信息组合秤逻辑金字塔，重点在于以明确的连接词串起所有信息，见图 5-1。
• 故事展开的基本流程为 S → C → Q → O → R，见图 5-2。S 阶段传递者要先介绍故事的主角，同时要让信息接收者知道主角目前处于稳定的状态（不管好坏），然后设定故事展开的涵盖范围；C 阶段颠覆 S 阶段的稳定状态，表现出事情发生变化，以确认主角面临的问题类型；Q 阶段的课题必须根据 C 的结果（问题类型）而设定；O 阶段要解答 Q 阶段设定的课题，是故事展开的核心，篇幅最长；R 阶段就是故事的收尾，确定课题的解决策略。
• Q 阶段决定 O → R 的故事铺陈方式，针对恢复原状型问题，故事要提到说明状况；针对预防隐患型问题，一定要分析诱发原因；针对追求理想型问题，一定要说出实施策略。

图 5-1图 5-2

展开逻辑说服力的文案

• 先写出主题金字塔，再填入信息，完成信息金字塔，最后主题下加上主要摘要，标题下加上次要信息，建成完整版金字塔，见图 6-1。
• 将金字塔写成报告时，报告中以一页 A4 约五个分段为宜（SCQ、三个 O、一个 R）；主要摘要用于长篇报告，标题对应关键信息，次要信息可作补充说明；正文中应重复标题中的关键信息以保持一致。开头可空两格以区分标题与正文。
• 用金字塔结构呈现简报时，包括标题、主题和支持性信息。其中，标题为核心信息，不超过两行；主题为该页主旨；支持信息为 3~5 个论点，需明确是直列式还是并列式结构，并使用逻辑连接词。

图 6-1

文案的高明说服技巧

• 由上而下法传达信息可减轻对方理解负担，并引导其思考，效果最好，见图 7-1，而由下而上法更适用于传达坏消息。商用故事的说明顺序是 RSCQOR，也就是说从导入结论开始。
• 高价商品或服务的提案可围绕预防隐患型问题的解决策略展开，再加上 “追求理想” 的要素，效果更佳。文案必须符合对方认知的问题类型，才能引发认同与共鸣。
• 提出解决方案时，必须提及相关风险，传达风险的时机取决于对方对于风险的认知程度；评估风险时，可将风险损失程度和发生概率相乘，并据此比较不同方案的预期损失。如果希望对方采纳带有风险的提案，就必须明确说明风险处于对方可接受范围内，并确保对方能够充分理解；如果对方已充分了解风险、仅处于犹豫阶段，则无需再强调风险。
• 提示替代方案时，应以三个选项为原则，避免只提供单一选择。第一个方案会产生锚定效应，因此应先考虑希望对方如何评价各方案，再决定呈现顺序。在准备替代方案时，最好设计出上、中、下三种方案，把最想推荐的放在中间的位置，从而让中间选项与心锚效应产生相乘效果。
• 提升规范信息说服力的秘诀在于，要先设想对方的规范命题，再提出命题的根据，规范命题是连接根据和结论的行动原理，见图 7-2、表 7-1。规范命题包括实利命题和伦理命题，实利命题强调利益导向，伦理命题诉诸道德与一致性。一般来说，伦理和实利并不互相排斥，双管齐下的可能性很高。对于组织者来说，实利命题和伦理命题大多重合在一起，见图 7-3。
• 提升描述信息说服力的关键是命题的论证，即用命题将根据与结论逻辑连接，论证记述信息时，会夹带因果命题或实证命题（经验或统计）；论证评价信息时，则包含反映某种价值观的评价命题（评价条目和评价标准），见表 7-2。提高评价信息说服力的要点在于，必须详加辨识对方的逻辑支点，是根据何种命题来设定的，并思考自己的命题是否适用于对方，同时补足命题本身。

图 7-1图 7-2表 7-1图 7-3表 7-2

表 7-1 规范信息命题意识化

根据	命题	结论
被雨淋湿会感冒。	实利命题： 应该回避损失自己健康的行为。 应该采取维护自己健康的行为。	记得带伞。
淋湿了。	伦理命题： 应该避免做出带给别人麻烦的行为。	会给别人添麻烦。
这辆车不但对环境好，还能够大幅降低燃料费。	实利与伦理兼施： 应该采取重视自然环境的行动。 应该选择经济上能获利的行为。	你应该购买它。

表 7-2 描述信息命题意识化

根据	命题	结论
社长的谈话很无聊。	● 因果命题：无聊的谈话招来瞌睡虫。 ● 实证命题：听无聊谈话的人当中，有很多人打瞌睡。	因此，谈话中开始有人打瞌睡。
● 这颗钻石足三克拉。 ● 采用目前最流行的明亮切工。 ● 透明度高。 ● 色泽很棒。	评价命题：钻石的评价由大小、切工、透明度、色泽来决定。	因此，这颗钻石的质量很好。